Správce SSL má možnost úprav metadat v různých nabídkách modulu Referent. Týkají se především věcných skupin, typových spisů, spisů, dokumentů, a spisového a skartačního plánu. Nejprve je potřeba mít aktivovanou funkci Správce SSL.
Nabídky v modulu Referent:
Dokumenty Přijaté k vyřízení/ Vlastní k vyřízení
Správce SSL může smazat č.j. u přijatého nevyřízeného dokumentu a vlastního konceptu .Pouze 14 dní po zaevidování dokumentu/konceptu. Akce - Smazat č.j. v detailu dokumentu.
Dokumenty
Správce SSL má možnost úpravy metadat vyřízeného dokumentu.
•Hromadná změna formy dokumentu
Forma dokumentu je digitální/analogová. Převod z analogové formy dokumentu na digitální formu dokumentu pomocí akce Změna formy dokumentu. Lze použít v případě, že analogový dokument obsahuje komponentu a není již ve Spisovně.
•Změna názvu u vyřízeného dokumentu
V případě chybného názvu lze změnit název v detailu dokumentu.
•Změna počtu listů/příloh u vyřízeného dokumentu
V případě chybného počtu listů/ příloh lze změnit tento údaj v detailu dokumentu.
•Změna skartačního režimu u vyřízeného dokumentu
Pouze u dokumentu, který je v neuzavřeném spisu či u není zařazen v ukládací jednotce. Změnu skartačního režimu lze provést v detailu dokumentu.
Nabídka Dokumenty organizace
Další informace k nabídce Dokumenty organizace naleznete v dokumentaci KEO4 - Referent.
•Reorganizace pracovních míst
Vybrané Dokumenty/Spisy/Žádosti/Dokumenty k nahlédnutí/Ukládací jednotky/Typové spisy/ Součásti budou přesunuty z přebíraného pracovního místa na předávané pracovní místo.
•Reorganizace věcných skupin
Z vybrané Věcné skupiny budou přeřazeny Dokumenty/Spisy/ Ukládací jednotky do jiné Věcné skupiny. Lze převzít původní skartační režim nové věcné skupiny do všech zařazených spisů, dokumentů a ukládacích jednotek.
•Spisová rozluka
Spisová rozluka se provádí v případě, že některé dokumenty a spisy předáte jinému původci. Po jejich předání můžete přes akci Spisová rozluka data smazat. Před samotnou rozlukou je třeba domluvit a následně provést export dat ze spisové služby. Dále vybrat dokumenty/spisy k vyřazení v rámci spisové rozluky. Poté se zobrazí přehled položek k vyřazení v rámci spisové rozluky. Také lze provést export vybraných dat na server.
Vybrané položky budou nenávratně smazány ze Spisové služby a metadata budou přenesena do modulu Archiv. Po dokončení se zobrazí informace, že spisová rozluka byla dokončena.
•Kontroly křížových odkazů
Pokud existují konflikty v křížových odkazech zobrazí se při kliknutí na akci Kontrola křížových odkazů. Poté lze vytisknout a vyřešit každý konflikt zvlášť. Nyní je v programu k dispozici kontrola křížových odkazů, tudíž by se konflikty neměly uskutečnit.
•Zobrazit spisy obsahující konflikt
Pomocí této akce lze zobrazit spisy s konflikty křížových odkazů v dokumentech. Zde je možnost zařadit chybějící dokumenty do uzavřených spisů pomocí akce Zařadit chybějící dokumenty do uzavřených spisů.
Nabídka Spisy
•Změna data vytvoření a uzavření spisu
Správce SSL může změnit datum vytvoření spisu v detailu otevřeného spisu - pomocí akce Změna data vytvoření spisu. Dále také změnu data uzavření spisu v detailu uzavřeného spisu – pomocí akce Změna data uzavření spisu.
•Změna data zařazení dokumentu do spisu
Změna data zařazení dokumentu do spisu pomocí akce – Změna data vložení do spisu na záložce Dokumenty.
•Změny v uzavřených spisech
▪Názvu spisu,
▪Věcné skupiny,
▪Skartačního režimu,
▪Popisu a Poznámky.
Tyto změny lze provést v detailu uzavřeného spisu.
Nabídka Typové spisy – správa typových spisů
•Zrušit uzavření typového spisu/součásti typového spisu
V detailu typového spisu/součásti pomocí akce Zrušit uzavření.