Správce SSL je jedna z nejdůležitějších správcovských rolí v KEO4. Hlavním úkolem pro správce spisové služby je bezchybný chod spisové služby, proto je oprávněn změnit či nastavit parametry, editovat metadata a kontrolovat nesrovnalosti ve spisové službě.
Právo správce spisové služby je potřeba nejprve aktivovat v menu KEO4 (ikona KEO4 vlevo nahoře) použitím akce Zapnout spisová služba – správce. Poté budou dostupné funkce pro správcovskou roli – Správce SSL. Na horní liště programu je zobrazeno, zda je právo správce aktivováno. Deaktivovat právo správce spisové služby, lze udělat stejným způsobem použitím akce Vypnout spisová služba – správce.
Správce SSL - Modul Administrace
V modulu administrace naleznete záložky Databáze a Databázové schéma. Správce SSL zde zobrazí více nabídek než běžný uživatel.
1)Záložka Databáze
Správce SSL zde nalezne nabídky Časové autority a Vzdálené pečetění, které může editovat či kontrolovat (např. kontrola evidence použitých pečetí).
Nabídka Časové autority
•Přihlašovací údaje pro autority
| Slouží pro nastavení a úpravu parametrů či přístupových údajů pro autority vydávající časová razítka. |
| (V modulu Podatelna naleznete jako Nastavení přihlašovacích údajů.) |
Nabídka Vzdálené pečetění
•Evidence použitých pečetí
Slouží pro evidenci použitých pečetí a pro kontrolu zda bylo pečetění provedeno úspěšně. Parametry vzdáleného pečetění je oprávněn nastavit pouze administrátor (ALIS).
2)Záložka Databázové schéma - Moduly
Pro Správce SSL je dostupná nabídka Moduly, kde jsou zobrazeny všechny moduly, které se týkají spisové služby:
1.Jmenný rejstřík,
2.Podatelna/Výpravna,
3.Referent,
4.Spisová služba – jsou zde dostupné všechny parametry a číselníky,
5.Spisovna,
6.Úřední deska.
Lze vyhledávat dle konkrétního modulu, nebo v nabídce Spisová služba naleznete všechna nastavení výše zmíněných modulů.
Nabídka Spisová služba - Číselníky
Editovat číselníky je oprávněn Správce SSL. Pouze některé číselníky lze editovat. Záznamy v číselnících vytvořené jiným uživatelem nebo tzv .distribuční (dodávané firmou ALIS) nelze editovat.
(některé číselníky naleznete také v modulu Referent)
•Druhy služeb - možnost editovat či vytvářet nové druhy služeb, které se budou nabízet ve formuláři zásilky pro údaj Služba.
•Druhy zásilek - možnost editovat či vytvářet nové druhy zásilek, které se budou nabízet ve formuláři zásilky pro údaj Druh.
•Entity - entity v tomto číselníku nelze editovat. Obsahuje entitu Dokument, tzn. pro tuto entitu lze vytvářet další metadata pomocí číselníku Další metadata.
•Kategorie vyvěšení na úřední desku - lze editovat či vytvořit nové kategorie vyvěšení na úřední desku. Tento typ číselníku je plně editovatelný.
•Klíčová slova - lze vytvořit a editovat klíčová slova, podle kterých lze vyhledávat dokumenty či spisy. Klíčová slova vytvořená jiným uživatelem lze editovat či měnit příznak Aktivní/Neaktivní.
•Skartační režimy - lze vytvořit a editovat skartační režimy, které se budou nabízet ve spisové službě.
•Spisové znaky - tento číselník nelze editovat, je umožněno pouze prohlížení. Obsahuje všechny použité spisové znaky ve Spisovém a skartačním plánu.
•Druhy dokumentů - možnost editovat druhy dokumentů či vytvořit vlastní druhy dokumentů s ohledem na původ organizace. Dále lze změnit na Neaktivní pokud nechcete využívat. Druhy dokumentů se budou nabízet ve formuláři dokumentu.
•Typy transakcí - tento číselník nelze editovat, je umožněno pouze prohlížení. Obsahuje všechny typy transakcí používané v Transakčním protokolu.
•Typy ukládacích jednotek - možnost vytvořit či editovat typy ukládacích jednotek nabízených ve formuláři ukládací jednotky. Tento typ číselníku je plně editovatelný.
•Typy výpisu CzechPOINT - možnost editovat typy výpisu CzechPOINT. Lze nastavit i možnost automatického obnovení spisu.
•Uživatelské číselníky - k dispozici je 5 uživatelských číselníků, které je možné editovat a vytvářet nové údaje. Údaje z tohoto číselníku se budou uživateli zobrazovat jako výběr z číselníku pro vytvořený metadatový údaj v číselníku Entity. Povinné údaje k vyplnění jsou Kód (zajišťuje jedinečnost údaje) a Název údaje.
•Výstupní datové formáty - tento číselník nelze editovat, je umožněno pouze prohlížení. Obsahuje všechny výstupní datové formáty. Tento číselník slouží k identifikaci formátu a následném označení zda se jedná o výstupní datový formát.
•Vzor vyřízení - lze vytvořit či editovat vzory vyřízení, které se budou nabízet při vyřizování dokumentů/spisů. Tento typ číselníku je plně editovatelný.
•Vzory vypravení - lze vytvořit či editovat vzory vypravení, které se budou nabízet ve formuláři zásilky pro údaj Vzor vypravení.
•Zkratky jazyků - tento číselník nelze editovat, je umožněno pouze prohlížení. Obsahuje zkratky jazyků používané v programu.
•Způsoby doručení - tento číselník nelze editovat, je umožněno pouze prohlížení. Obsahuje způsoby doručení, které se nabízejí při vytváření zásilky.
•Způsoby vyřízení (naleznete pouze v modulu Administrace) - nastavení nového způsobu vyřízení, který se zobrazí při vyřízení Jiným způsobem dle Spisového řádu původce. Lze nastavit pro dokumenty i spisy.
Číselník Entity
Číselník entity obsahuje entity, u kterých lze vyplnit další metadatové údaje (další metadata). K dispozici je entita Dokument, tzn. pro tuto entitu lze vytvářet další metadata. Entity v tomto číselníku nelze editovat. Lze pouze vytvářet další metadatové údaje pro danou entitu, které se budou nabízet k vyplnění v detailu dokumentu vlastního či přijatého na záložce Další metadata.
Pomocí tlačítka Nový lze vytvořit nový údaj.
Údaj |
Popis |
Pořadí |
Vyplňte pořadí v jakém se bude údaj zobrazovat na záložce Další metadata v detailu dokumentu. Toto je povinné pole. |
Název |
Vyplňte název údaje. Toto je povinné pole. |
Typ údaje |
Možnost vybrat o jaký typ údaje se jedná: •časová - údaj bude obsahovat pouze číslice, •alfabetická - údaj bude obsahovat písmena, •alfanumerická - údaj bude obsahovat číslice i písmena, •volný text - bude obsahovat nahodilý text, •číselník 1 - údaj budete naplňovat jednou z hodnot tohoto číselníku, •číselník 2 - údaj budete naplňovat jednou z hodnot tohoto číselníku, •číselník 3 - údaj budete naplňovat jednou z hodnot tohoto číselníku, •číselník 4 - údaj budete naplňovat jednou z hodnot tohoto číselníku, •číselník 5 - údaj budete naplňovat jednou z hodnot tohoto číselníku, •číslo - údaj bude obsahovat číslo, •částka - údaj bude obsahovat částku (měnu), •zatržítko - údaj bude zobrazen jako checkbox s možností zaškrtnout / odškrtnout. |
Rozsah |
Možnost vyplnit v jakém rozsahu bude daný údaj. |
Maska |
Možnost vybrat masku pro údaj, v jakém formátu je požadováno zadávat údaj: •den a měsíc, •den, měsíc, rok, •měsíc a rok, •rok. |
Metadata |
Možnost upřesnit o jaké metadata se jedná. Na výběr jsou: •volný text, •číselník, •číslo, •zatržítko, •částka. |
Entita |
Vyberte pro jakou entitu chcete další metadatový údaj zobrazovat. Nyní lze pouze pro dokument. Pomocí tl. s gumou lze smazat. |
Pomocí tlačítka Detail lze zobrazit detail již vytvořeného údaje s možností jej editovat. Provedené změny se projeví v detailu dokumentu na záložce Další metadata.
Pomocí tlačítka Smazat lze smazat údaj. Provedené změny se projeví v detailu dokumentu na záložce Další metadata.
Číselník - Uživatelské číselníky
Celkem je k dispozici 5 odlišných uživatelských číselníků. Tyto číselníky lze naplnit údaji, které se dále budou využívat pro nastavení dalších metadat v číselníku Další metadata pro entitu Dokument. Nový údaj lze vytvořit pomocí tl. Nový. Je potřeba vyplnit údaje Kód (zaručuje autenticitu údaje) a Název údaje. Pomocí tl. Detail si zobrazíte detail údaje s možností jeho editace. Smazání údaje lze pomocí tl. Smazat.
Nabídka Spisová služba – Parametry
V této nabídce naleznete editace parametrů:
•Napojení na spisovou službu
Lze nastavit parametry pro napojení na KEO4 Spisovou službu pro moduly: KEO4 Účetnictví, KEO4 Příjmové agendy, KEO4 Evidence smluv, KEO4 Evidence hřbitovů a KEO4 Matrika. Respektive nastavení dokumentů předávaných do spisové služby a dokumentů předávaných ze spisové služby.
•Parametry CzechPointu (lze i v modulu Referent)
Natavení parametrů pro vytvářené výpisy z CzechPointu. Dále také parametry pro automatické vytváření spisu na nové období.
•Parametry Spisovna (lze i v modulu Spisovna)
•Parametry transakčního protokolu (lze i v modulu Referent)
Nastavení parametrů pro vytvářené denní svodky transakčních protokolů. Dále také parametry pro automatické vytváření spisu na nové období.
•Parametry Úřední deska (lze i v modulu Úřední deska)
Správce SSL má možnost nastavit parametry Úřední desky.
•Parametry Vita
Natavení parametrů určené pro uživatele, kteří mají napojení na stavební úřady.
•Společné parametry SSL (lze i v ostatních modulech SSL)
Nastavení společných parametrů spisové služby jsou určené pro nastavení dle Spisového řádu původce.
Společné parametry SSL
Údaj |
Popis |
Identifikátory |
|
Zkratka označení původce pro číslo jednací a JID |
Nastavení zkratky, která se zobrazí v č.j a JIDu pro každou entitu, dle Spisového řádu původce. |
U odpovědí použít stejné číslo jednací |
Pokud je zaškrtnuto, odpověď na přijatý dokument bude mít stejné č.j. Tento parametr by měl být odškrtnut pokud vedete spisovou službu v elektronické podobě. Odpověď by měla mít jiné č.j. než přijatý dokument. |
Masky – čísla jednací |
Nastavení pro změny či úpravy masek pro č.j. pro různé druhy dokumentů, např. z Podatelny, Referenta, Vita stavebního úřadu, nebo pro transakční protokoly či výpisy z CzechPointu. |
Masky – čísla evidenční |
Nastavení je určeno pro zvláštní evidence, a také např. pro výpisy z CzehcPONTu či transakční protokoly. |
Masky – spisové značky |
Nastavení pro změny či úpravy masek pro spisovou značku, která se bude nabízet při vytvoření spisu.
|
Číslo jednací je automaticky přidělováno na podatelně |
Pokud je zaškrtnuto, bude se automaticky přidělovat č.j. na Podatelně, ale nebude možné vyvářet sběrné archy (z důvodu neustálého přeevidování dokumentu dle sběrného archu). |
Číslo jednací může přidělit až referent |
Pokud je zaškrtnuto, č.j. bude přidělovat referent a bude povoleno vytvářet sběrné archy. |
Automaticky vkládat číslo jednací k novému konceptu |
Pokud je zaškrtnuto, automaticky se přidělí č.j. k novému konceptu. |
Spisy |
|
Povolit sběrný arch |
Pokud je zaškrtnuto je povoleno vytvářet sběrné archy. |
Povolit typové spisy |
Pokud je zaškrtnuto je povoleno vytvářet typové spisy. |
Přístup ke spisu automaticky nastavit pro všechny uživatele |
Pokud je zaškrtnuto, k nově založenému spisu budou mít automaticky přístup všichni uživatelé v rámci organizace. |
Při odpovědi na dokument automaticky založit spis |
Pokud je zaškrtnuto, při odpovědi na dokument přijatý program automaticky vyzve uživatele k založení nového spisu (automaticky se zobrazí formulář pro nový spis). |
Povinné zařazování dokumentů do spisu |
Pokud je zaškrtnuto, nelze vyřídit dokument pokud není zařazen do spisu. |
Při založení spisu nad dokumentem použít jako spisovou značku |
•č.j. iniciačního dokumentu, •spisovou značku dle masky, •na dotaz. |
Kontroly a řízení pracovních postupů |
|
Validace metadat |
Nastavení pro kontroly duplicit přijatých dokumentů. |
Přímé odesílání všech zásilek referentem |
Pokud je zaškrtnuto, zásilky se budou odesílat bez modulu Výpravna. |
Přímé odesílání datových zpráv a e-mailů referentem |
Pokud je zaškrtnuto, datové zprávy a e-maily se budou odesílat bez modulu Výpravna. Analogové zásilky budou klasicky předávány na Výpravnu. |
Jednouživatelská spisová služba |
Lze použít pokud SSL obsluhuje pouze jeden uživatel. Poté je potřeba vyplnit vlastníka dokumentů. Spisová služba bude používána ve zjednodušené podobě. |
Forma vedení spisové služby |
•elektronická (digitální) Dokumenty vlastní budou prioritně digitální, bez ohledu na typ zásilky. U přijatých analogových dokumentů je doporučeno provést konverzi z moci úřední a tím je převést do formy digitální. Musí být nastaveny parametry transakčního protokolu a vytvářeny denní svodky. Odpověď by měla mít jiné číslo jednací než dokument přijatý. Od 1.1.2026 bude povinnost vést spisovou službu pouze v elektronické podobě. •analogová (listinná) Dokumenty vlastní budou prioritně v listinné (analogové) podobě bez ohledu na typ zásilky. U přijatých digitálních dokumentů je třeba provést konverzi z moci úřední, případně konverzi dle §69a zákona č. 499/2004 Sb.. V parametrech transakčního protokolu bude vypnuto generování denních svodek. Tuto formu lze používat pouze do 31.12.2025. •dle typu zásilky (hybridní) Tato forma by již neměla být využívána. Forma dokumentu se určuje dle typu zásilky. Generování denních svodek transakčního protokolu určuje uživatel. |
Plány |
|
Spisový plán |
Lze nastavit spisový plán (i v modulu Referent). Po stisknutí tl. Nastavit se zobrazí okno, ve kterém je třeba použít tlačítko Nový. Ve formuláři Spisový a skartační plán je nutné vyplnit název. Vlastní spisový plán je možné buď sestavit ručně vytvořením věcných skupin (tl.Nový) nebo je možné převzít vzorový spisový plán - pomocí tlačítka Akce -Převzít z distribučního číselníku. Podrobněji v kapitole Spisový a skartační plán. |
Evidence dokumentů |
|
Časová období |
Automaticky se na každý rok vytváří nové časové období. Lze ho upravit či připravit dopředu. |
Časová razítka |
|
Autorita časových razítek |
Nastavení autority časových razítek (přihlašovací údaje) pro odběr časových razítek. |
Nabídka Spisová služba
•Dokumenty odboru
Lze nastavit vedoucí pracovní místo a pracovní místa, kterým lze nahlížet na dokumenty v modulu Referent.
•Transakční log
Všechny transakce v rámci celé SSL – historie, lze filtrovat či vyhledávat dle data. Možnost vygenerovat transakční log v XML pomocí tlačítka Export do XML.
•Zrušit vyvěšení
Tato akce je dostupná pouze tehdy, když na web (námi distribuovanou Úřední desku) nebylo ještě nic vyvěšeno. Touto akcí se všechny dosud vyvěšené dokumenty zařadí mezi žádosti o vyvěšení a poté lze vyvěsit na elektronickou úřední desku pomocí tlačítka Vyvěsit na elektronickou úřední desku.
3) Záložka Databázové schéma – Základní registry
Nastavení přístupu k ZR a Parametry stahování notifikací je oprávněn nastavit pouze administrátor (ALIS uživatel).
Správci SSL jsou dostupné nabídky Záznamy o využívání údajů a Číselníky.
Základní registry - Záznamy o využívání údajů
Lze zobrazit záznamy o využívání údajů vedených v základních registrech. Pro zobrazení historie komunikace se Základními registry je potřeba načíst data, pomocí akce Načíst data.
Jsou zobrazeny údaje:
•datum a čas přístupu,
•OVM (IČO),
•jméno a příjmení – kdo provedl,
•kód agendy,
•kód činnostní role,
•označení služby,
•důvod a účel,
•výčet údajů.
Dále lze vyhledávat dle data přístupu.
Základní registry - Číselníky
Správce SSL má možnost zobrazit údaje v číselnících nebo vytvářet nové záznamy v číselníku Důvody/účely.
•Důvody/účely
Důvody nebo účely lze editovat či vytvořit nový záznam, který se bude nabízet při ověření v ROB či ROS pro údaj Důvod/účel.
•Agendy
Agendy se automaticky načtou z Registru práv a povinností při prvním napojení KEO4 na ZR, případně lze opětovné načtení vyvolat pomocí akce Aktualizovat agendy a činnostní role.
Pro spisovou službu je dostupná agenda A9145 – Spisová služba, která je určena pro použití v modulu Jmenný rejstřík.
•Činnostní role
Činnostní role se automaticky načtou z Registru práv a povinností při prvním napojení KEO4 na ZR. Pro spisovou službu je dostupná činnostní role CR83065 – Vedení jmenného rejstříku v rámci elektronického systému spisové služby. Dále je k dispozici seznam údajů, které se použijí při ověřování v ROB či ROS.
•Moduly
Jsou zde k zobrazení moduly systému KEO4. V případě spisové služby se jedná o modul Jmenný rejstřík, který se využívá pro ověření ze ZR. V detailu modulu Jmenný rejstřík lze zobrazit kód agendy, název modulu, zda lze použít pro notifikace a a kód činnostní role.