Spisová služba KEO4 zavádí terminologii dle Národního standardu elektronické spisové služby (NSESSS).
Spisová služba přináší spoustu vylepšení pro běžnou práci – našeptávání údajů, spolehlivé a rychlé šablony dopisů, elegantnější práci s e-maily, automatický rozdělovník, způsob vyřízení postoupením a mnoho dalšího.
Spisová služba KEO4 reflektuje požadavky NSESSS, Zákona o archivnictví a spisové službě, Vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby či nařízení eIDAS. Spisová služba má stanovené názvosloví, ale také evidenční údaje, pravidla pro práci s dokumenty nebo způsob podepisování elektronickým podpisem.
Video-školení
Ke spisové službě KEO4 jsou k dispozici webináře (videoškolení). Dostupný je v programu, z menu, které se nabídne po kliknutí na logo KEO4 v levém horním rohu pracovní plochy.
Základní pojmy
Koncept
Koncept lze editovat, je to tedy "budoucí dokument", který lze ještě měnit.
Koncept může mít několik „verzí“, které se vytváří automaticky při každé změně. Verze znamená číselné nebo slovní označení vývoje stavu konceptu (stadia konceptu) v určité fázi jeho životního cyklu.
Může obsahovat jednu či více komponent.
Dokument
Dokumentem je myšlena každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace v podobě analogové (listinná a nelistinná část – např. CD) nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.
Dokument v KEO4 vzniká z konceptu, je neměnný - nelze jej již upravovat.
Může obsahovat více zásilek (umožňuje hromadné zasílání dokumentu pro více adresátů).
Dokument, který obsahuje alespoň jednu komponentu, může mít dle NSESSS několik ztvárnění = různé formy dokumentu.
Komponenta
Příloha (přiložený soubor) - komponenta je vždy pouze digitální.
Zásilka
Zásilkou je nejčastěji listinná obálka, datová zpráva z informačního systému datových schránek, e-mail, optický disk nebo flash disk.
Obsahuje informace o tom, kdo dokument přijatý poslal a jakým způsobem byl doručen či komu byl dokument vlastní odeslán a jakým způsobem byl odeslán.
Zásilky mají různé vzory vypravení - viz. číselník vzorů vypravení.
Ze zásilky se provádí tisk štítků a obálek – jednotlivě i hromadně.
Součástí zásilky je informace o doručence.
Je možné hromadné vypravení zásilek.
Spis
Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se jedné věci spojí ve spis (z.499/2004 § 65).
Spis musí být označen spisovou značkou – obvykle číslo jednací iniciačního dokumentu.
Spis musí mít vyplněnou věcnou skupinu a skartační režim.
Dokumenty, které jsou do spisu vloženy, zdědí věcnou skupinu i skartační režim dle spisu.
Tvorba spisu
•Priorací (spojováním)
Každý dokument má své číslo jednací.
Dokumenty se evidují v podacím deníku.
•Pomocí Sběrného archu
V PD se eviduje pouze iniciační (první) dokument, zakládá se k němu sběrný arch.
Ostatní dokumenty, které se stanou součástí spisu, se označí stejným číslem jednacím lomeným pořadovým číslem. Zaznamenávají se pouze do sběrného archu a v PD se neevidují.
Čísla jednací nelze přidělovat automaticky na podatelně, přiděluje je až referent.
Typový spis
Soubor dokumentů s předem stanovenou strukturou, členěný na věcné, podle obsahu stanovené součásti, které jsou dále členěny na díly, do kterých se zatřiďují dokumenty nebo vkládají křížové odkazy na spisy. Typový spis se týká jedné nebo více agend. Základním odlišujícím znakem typových spisů je skutečnost, že příslušný typový spis je vždy výsledkem stejnorodých opakujících se procesů (například stavební spisy budov, zdravotnická dokumentace, personální spisy), má obdobný obsah nebo strukturu. K dalším znakům typových spisů patří skutečnost, že
a) mají předvídatelnou strukturu svého obsahu,
b) jsou početné,
c) používají se a jsou spravovány v rámci známého a předem stanoveného procesu,
d) jejich označení názvem nemá vazbu na evidenci dokumentů.
| Součást |
Logická část typového spisu. Každá součást je pojmenována a použita prostřednictvím jejího dílu k uložení stanoveného druhu nebo stanovených okruhů dokumentů, jako jsou například „daňová přiznání“. Každý typový spis obsahuje alespoň jednu součást.
| Díl |
pomocí dílu jsou členěny součásti v typových spisech. Díly slouží k zajištění účelné správy rozsáhlých spisů pomocí zpracovatelsky přehledných manipulačních jednotek a jsou vytvářeny mechanicky dle časového rozpětí, nikoli obsahově logicky. Díl lze uzavřít i v případě, že typový spis nebo jeho součást, do kterých patří, zůstává dlouhodobě otevřen. K dokumentům v dílu lze přistupovat bez ohledu na to, zda je díl otevřený nebo uzavřený. Každá součást musí obsahovat alespoň jeden díl. Spisy je možné zařadit do dílu (a tedy do typového spisu) prostřednictvím pevných křížových odkazů. Díl je zařazován do výběru archiválií jako celek.
Spisová značka
Každý spis musí být označen spisovou značkou. Ta vychází z čj. iniciačního (zakládajícího) dokumentu nebo z jiného označení (např. CP001/2015).
Spisový znak a věcná skupina
Věcná skupina je entita spisového plánu označující část jeho hierarchie zahrnující dceřiné věcné skupiny, spisy nebo dokumenty. Odpovídá položce spisového plánu. Zařazení dokumentů do věcných skupin umožňuje jejich budoucí vyhledávání, ukládání a vyřazování. Toto zařazení je pro původce povinné. Dokumenty se do věcných skupin vkládají nejpozději při jejich vyřizování.
Spouštěcí událost
Např. uzavření spisu a vyřízení dokumentu, Externí událost...
Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí převážně vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu.
Konverze
Proces transformace jedné nebo více komponent do jiného formátu. Výsledkem konverze je ztvárnění.
Ztvárnění dokumentu
Ztvárnění vzniká převážně konverzí komponent dokumentu na jiný formát. Důvodem může být jak zaslání dokumentu (tisk, datové schránky), tak i archivace dokumentu v předepsaném formátu (PDF/A). Vlastní - originální stav dokumentu bude v defaultním ztvárnění, které se založí vždy se založením dokumentu.
Jednotlivá ztvárnění téhož dokumentu mohou mít odlišný počet komponent.
Definice ztvárnění dle Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby: "Ztvárněním se rozumí výsledek konverze nebo převedení dokumentu, kterým je vyjádřena transformace dokumentu nebo komponenty při použití jednoho nebo více formátů odlišných od původních formátů. Ztvárnění se zpravidla vytvářejí pro uchování dokumentů v digitální podobě za účelem minimalizace rizika ztráty přístupu k jejich obsahu v čase. Například dokumenty vyhotovené v proprietárním datovém formátu musí být uloženy jako ztvárnění ve standardním formátu (například PDF/A). Výsledkem konverze dokumentu je ztvárnění některých nebo všech jeho komponent. Po konverzi může mít dokument stejný nebo rozdílný počet komponent jako před jejím provedením".
Výtah
Replika dokumentu, ve které byla provedena redakce.
Transakční protokol
Ve Spisové službě KEO4 jsou sledovány veškeré operace prováděné s dokumenty, komponentami, spisy, zásilkami, věcnými skupinami a spisovým plánem. Zaznamenává se kompletní historie všech změn v hodnotách metadat, jakékoli změny a komentáře vztahující se k dokumentu, změny učiněné správcovskými rolemi (např. přístupová oprávnění uživatelů, změny konfigurace transakčního protokolu).
Transakční protokol zahrnuje datum a čas operace, typ transakce, kdo transakci provedl a popis (pokud je k dispozici). Tyto informace jsou běžnému uživateli dostupné přímo v detailu dokumentu, komponenty, spisu či zásilky na záložce Transakční protokol.
Denní obsah transakčního protokolu se na konci kalendářního dne automaticky uloží jako dokument ve formátu PDF/A, který se opatří zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou a následně kvalifikovaným časovým razítkem. Tento dokument se zatřídí do spisového plánu a je mu přidělen skartační režim se skartačním znakem „A“ a skartační lhůtou 1 rok.
Uživatel s přiřazeným právem "Správa a přístup k transakčnímu protokolu SSL" má v modulu Referent zpřístupněnou nabídku Dokumenty TP s přehledem dosud vytvořených transakčních protokolů.
Jednoznačný identifikátor
Znak pevně spojený s entitou zajišťující jeho nezaměnitelnost a jedinečnost. Každá entita v eSSL je označena jednoznačným identifikátorem, kterým je údaj v metadatech. V případě dokumentu tento identifikátor plní funkci jednoznačného identifikátoru ve smyslu § 64 odst. 2, nebo odst. 3 zákona. Jednoznačný identifikátor obsahuje vždy označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě alfanumerického kódu
Křížový odkaz
Vazba mezi spisy, mezi spisy a díly typových spisů, mezi dokumenty a mezi spisy a dokumenty. Pevný křížový odkaz zajišťuje spojení entit, které nelze bez uvedení důvodu odstranit, a přihlíží se k němu při exportu a přenosu. V případě volného křížového odkazu se jedná o informační vazbu, která nemá vliv na tímto odkazem spojené entity a práci s nimi.