Můžete evidovat objednávky a pro jejich vytváření používat připravený ceník pro objednávky. Z objednávek pak můžete vytvářet došlé faktury a usnadnit si tak jejich pořízení. V objednávkách si můžete alokovat rozpočtové prostředky již ve chvíli, kdy vytváříte objednávku. Takto rezervované rozpočtové prostředky pak vstupují do kontrol na překročení čerpání rozpočtu.
Nabídku pro pořízení objednávek najdete pod nabídkou Doklady - jako např. došlé faktury.
Pokud se vám nabídka objednávek nezobrazuje, je třeba nastavit dokladové řady, práva na agendu objednávky a práva v dokladové řadě pro objednávky.
Objednávky / prostřední panel Dokladové řady
Při vstupu do nabídky Objednávky se v prostřední části zobrazí seznam dostupných dokladových řad. Jedná se o dokladové řady, u kterých jste si nastavili "Povolené typy dokladů" na "Objednávka", "Nabízet v menu" na "Objednávky" a máte na dokladovou řadu práva.
Objednávky / seznam objednávek vpravo
V pravé části se zobrazují pořízené objednávky ve vybrané dokladové řadě.
Sloupec Žádosti vyjadřuje stav žádanek na schválení objednávky.
Bez ikony |
Pokud ve sloupečku Žádosti není žádná ikona, znamená to, že k objednávce nebyla vytvořena žádná žádost ke schválení. |
|
Žlutá ikona znázorňuje dosud nevyřízené žádosti ke schválení. |
|
Žlutá ikona s vykřičníkem znázorňuje nevyřízené žádosti ke schválení po termínu. |
|
Zelená ikona znázorňuje schválené žádosti ke schválení. |
|
Červená ikona znázorňuje zamítnutou žádost ke schválení. |
Rychlý filtr: Vše / Vyřízené objednávky / Nevyřízené objednávky
Vyberte, zda chcete zobrazit i objednávky, které již byly připojeny k jiné faktuře.
Vyřízené objednávky - zobrazí se objednávky, které jsou již připojené k dokladu.
Nevyřízení objednávky - zobrazí se objednávky, které ještě nejsou připojené k dokladu.
Nový, Detail
Nástrojová lišta - tlačítko Zrušit žádosti: tato akce zruší všechny vaše vystavené žádosti o schválení.
Nástrojová lišta - tlačítko Nový e-mail: Objednávky můžete odesílat e-mailem. Odeslané e-maily najdete v nabídce E-maily / Odeslané. Více v kapitole E-maily.
Obsah formuláře:
údaj |
popis |
Číslo objednávky |
Číslo objednávky vygenerované podle masky v dokladové řadě. U nové objednávky dojde k přidělení čísla až v okamžiku uložení objednávky. |
Dokladová řada |
Dokladová řada, kterou jste vybrali v prostřední části formuláře. |
Datum vystavení |
|
Dodavatel |
Vyplňte partnera. •Začněte psát a dle stisknutých znaků se začnou našeptávat partneři ze subjektů. Pomocí šipky nahoru nebo dolů a klávesy ENTER partnera vyberte. •Pokud jste partnera nenašli, stiskněte tlačítko s ikonou
|
Částka |
Fakturovaná částka v původní měně |
Měna |
Měna - vazba na číselník |
Kurz |
Kurz převzatý z číselníku; lze upravit dle skutečnosti |
Částka po přepočtu |
Částka v Kč = částka v původní měně vynásobená kurzem |
Číslo jednací |
Přidělit číslo jednacíTlačítko Přidělit číslo jednací se zobrazí v případě, že máte zapnutý parametr Napojení na KEO4 Spisovou službu. Program se podívá na nastavení parametrů KEO4 Spisová služba a přidělí číslo jednací (založí dokument do spisové služby). |
Dokument objednávky |
Jedná se o soubor s vytištěnou objednávkou.
|
Organizační zařazení |
Vyberte z číselníku, příp. doplňte novou položku do číselníku Objednávky / Organizační zařazení. |
Text objednávky |
|
Položky |
Zde můžete pořizovat, upravovat nebo mazat položky objednávky. Položku můžete převzít z číselníku Ceník nebo je pořídit ručně jednorázově pouze pro tuto objednávku. |
Alokace rozpočtu |
Ke každé objednávce si můžete vyplnit rozpočtovou skladu a částku. Tato rezervace rozpočtových prostředků potom vstupuje do kontrol na překročení čerpání rozpočtu. V okamžiku připojení objednávky k faktuře dojde ke zrušení alokace rozpočtu této objednávky ve výši částky faktury. |
Doklady |
Doklady týkající se dané objednávky. |
Žádosti |
Viz kapitolu Žádosti ke schválení. Pokud je vystavená žádost o schválení, tak je zakázaná editace objednávky. |
Texty |
Možnost uživatelsky definovat texty, které se mají tisknout na objednávce. Tyto texty se převezmou z číselníku Dokladové řady. |
Ostatní dokumenty |
Tato záložka slouží pro připojení jiných souborů, než je Dokument objednávky. Pomocí tlačítka Nový si můžete přidat k objednávce libovolný soubor z disku, nebo rovnou naskenovat. |
. Převezmou se nejen adresní údaje z rejstříku ARES, ale načtou se také bankovní účty z daňového portálu.
Akce / Stornovat objednávku
Stornovat lze pouze objednávku, která nemá alokovaný rozpočet, nemá vazbu na doklad a není na ni vystavena žádost o schválení.
Ze stornované objednávky nelze vytvořit nový doklad, nelze k ní alokovat rozpočet a nejdou z ní vytvářet žádosti o schválení/podpis.
Pokud storno objednávky chcete vrátit zpět, na stornované objednávce je Akce / Vrátit storno objednávky.
Zrušit žádosti
Tato akce smaže všechny vystavené žádosti a slouží pro situace, kdy je třeba v objednávce provést dodatečné úpravy a nastartovat nové schvalovací kolečko.
Nový e-mail
Objednávky můžete odesílat e-mailem. Odeslané e-maily najdete v nabídce E-maily / Odeslané.
Více v kapitole E-maily.