Běžný uživatel má společné parametry pouze k nahlížení.
Uživatel s právem Správce SSL může parametry nastavovat a měnit. Více informací o činnostech správce SSL naleznete v příručce správa eSSL.
Nastavení společných parametrů Spisové služby
•Zkratka označení původce pro číslo jednací a JID - je třeba zadat zkratku, která bude používána jako součást čísla jednacího a JIDu.
•U odpovědi použít stejné číslo jednací - parametr, kterým je dáno, že dokument, který je odpovědí na přijatý dokument, bude mít stejné číslo jednací. Při vedení spisové služby v digitální formě se doporučuje tento parametr odškrtnout - odpověď by měla mít jiné číslo jednací než přijatý dokument.
•Masky - čísla jednací - vytvoření masek čísel jednacích. Tlačítkem Nastavit se zobrazí okno s již založenými maskami č.j., zde se stiskne tl. Nový.
Ve formuláři masky č.j. je nutné vyplnit Účel (název masky) a Základ masky – např. ve tvaru {zkrpuvodce}-{pcd,0000}/{zkrobdobi}. V souladu s vyhláškou musí zahrnovat označení nebo zkratku veřejnoprávního původce, pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku, a označení časového období.
Číslo jednací může obsahovat také prefix a sufix a je možné zaškrtnutím příslušného políčka nastavit, zda budou uživatelsky editovatelné. Do prefixu či suffixu se dává např. jméno, příjmení referenta nebo název organizační jednotky či zkratka OJ. Tyto součásti č.j. se přegenerovávají v souladu s tím, jak je dokument předáván z podatelny referentovi nebo mezi jednotlivými referenty.
Masku č.j. lze jednoduše sestavit zkopírováním (Ctrl+C, Ctrl+V) požadovaných součástí ze spodní tabulky vzorů.
Tlačítkem Náhled se č.j. zobrazí.
Pomocí tlačítka Nastavit přístup se v okně multiselectu vybírají organizační jednotky nebo pracovní místa, která budou mít k řadě č.j. přístup.
•Masky - čísla evidenční - vytvoření masek čísel evidenčních (např. pro výpisy z Czech POINTu, dokumenty transakčních protokolů či jinou samostatnou evidenci dokumentů). Tyto dokumenty se neevidují v podacím deníku. Postup je stejný jako v případě masek čísel jednacích. Rozdíl je v tom, že se pro tyto dokumenty místo pořadového čísla (pcd) používá číslo evidenční (evdc).
S novým časovým obdobím vynulovat čítač - když zaškrtnete, budou se čítače s novým časovým obdobím nulovat.
Maska č.ev. může vypadat například takto: CzechPOINT {evdc,000}/{zkrobdobi}.
•Masky - spisové značky - masky pro sestavení spisové značky lze využít při vytváření nového spisu přes tl. Nový (případě, že spis vzniká na základě iniciačního dokumentu, použije se pro spisovou značku číslo jednací tohoto dokumentu).
Jestliže nemáte v masce pro spisovou značku uveden povinný údaj – zkratku časového období, budete na to upozorněni žlutým proužkem. V případě, že tento údaj nedoplníte, bude v některé z následujících verzí údaj doplněn automaticky. Nové spisové značky již musí vždy povinně obsahovat číslo spisu i zkratku časového období.
•Přidělování čísel jednacích - je třeba vybrat jednu z možností:
Číslo jednací je automaticky přidělováno na podatelně - při tomto nastavení nelze vést spisy ve formě sběrných archů. Volbou této možnosti se zpřístupní také zatržítko Automaticky vkládat číslo jednací k novému vlastnímu dokumentu (ve stavu otevřený).
Číslo jednací může přidělit až referent - č.j. se nebude automaticky přidělovat na podatelně, přidělí ho až zpracovatel v modulu Referent. Tato volba umožňuje používání sběrných archů.
Vytvoření spisového a skartačního plánu organizace či editace aktuálně platného spisového plánu.
Po stisknutí tl. Nastavit se zobrazí okno, ve kterém jsou zobrazeny Spisové plány, které mohou být v několika stavech: Archivní, Platný a Návrh. Archivní spisový plán znamená již uzavřený spisový plán. Aktivní spisový plán znamená aktuálně platný - vždy je možné mít pouze jeden aktuálně platný spisový plán. Návrh spisového plánu znamená aktuálně rozpracovaný návrh na nový spisový plán.
Nový spisový plán vytvoříte pomocí tlačítka Nový.
Ve formuláři Spisový a skartační plán je nutné vyplnit název.
Vlastní spisový plán je možné buď sestavit ručně vytvořením věcných skupin (tl. Nový) nebo je možné převzít vzorový spisový plán - pomocí tlačítka Doplnit věcné skupiny - z distribučního spisového a skartačního plán či z xml. Případně lze převzít věcné skupiny z aktuálně platného spisového plánu - pokud je dostupný, pomocí akce Převzít věcné skupiny z aktuálního plánu.
Vytvoření nového spisového plán je rozděleno do několika fází:
1) Příprava spisového a skartačního plánu - v této fázi přidáte či odeberete věcné skupiny, které chcete mít v novém spisovém plánu a lze provádět jejich editaci (hromadná změna skartačního režimu, změna jednoduchého spisového znaku či názvu věcné skupiny.
2) Kontrola věcných skupin - v této fázi je potřeba spárovat věcné skupiny z aktuálního spisového a skartačního plánu, které nemají vazbu na věcné skupiny z návrhu a šablony typových spisů z aktuálního plánu, které nemají vazbu na šablony z návrhu (toto nastane především pokud z návrhu smažete věcné skupiny, které máte aktuálně použité v platném spisovém plánu).
3) Aktivace spisového a skartačního plánu - aktivací nového spisového plánu dojde k uzavření stávajícího spisového plán (bude veden jako archivní) a uzavřené věcné skupiny se již nebudou nadále nabízet pro dokumenty, spisy či typové spisy.
Podrobněji v kapitole Spisový a skartační plán či v kapitole Spisový a skartační plán - průvodce.
•Parametry spisového a skartačního plánu
Nastavení minimálního počtu znaků pro spisový znak či specifikování podoby oddělujícího znaku jednoduchých spisových znaků. Možnost vyplnit minimální počet znaků pro spisový znak včetně bezvýznamových nul pro hlavní věcnou skupinu. Dále možnost určit oddělující znak jednoduchých spisových znaků: tečku, mezeru, pomlčku či lomítko.
Pokud mají být spisy vedeny metodou sběrných archů, musí se zde zaškrtnout políčko "Povolit sběrný arch" (a pro čísla jednací musí být nastaveno, že je přiděluje až referent v modulu Referent).
Chce-li organizace používat typové spisy, je třeba zaškrtnout "Povolit typové spisy".
Zaškrtnutím parametru "Přístup ke spisu automaticky nastavit pro všechny uživatele" lze všem uživatelům povolit přístup k nově vzniklým spisům.
"Při odpovědi na dokument automaticky založit spis" - pokud uživatel při vytváření odpovědi na přijatý dokument nevloží dokument do spisu (pouze vybere věcnou skupinu), je následně vyzván k založení nového spisu (automaticky se zobrazí formulář pro nový spis).
Dále je možné nastavit způsob přidělení spisové značky při založení spisu nad dokumentem:
| "Při založení spisu nad dokumentem použít jako spisovou značku" | - číslo jednací iniciačního dokumentu |
- spisovou značku dle masky (pro tuto volbu musí být nastavena maska pro tvar spisové značky a nelze ji použít pro spisy typu sběrný arch)
- na dotaz (musí být nastavena maska pro tvar spisové značky a nelze použít pro spisy typu sběrný arch).
,,Povinné zařazování dokumentů do spisu“ - V případě, že je tento parametr zapnutý, nelze vyřídit dokument, pokud není zařazen do spisu. Také vyjmutí vyřízeného dokumentu pak není možné, dokument lze pouze přeřadit do jiného spisu.
V případě, že je zapnutý parametr „Povinně zařazovat dokumenty do spisu“, je třeba, aby v parametrech transakčního protokolu, parametrech pro CzechPOINT a v nastavení napojení na spisovou službu byl vždy doplněn spis. Jakmile nebude v těchto parametrech spis nastaven, zobrazí se žlutý proužek s upozorněním.
•Kontroly a řízení pracovních postupů
Přímé odesílání všech zásilek referentem - všechny dokumenty se budou odesílat přímo z modulu Referent, bez použití modulu Výpravna.
Přímé odesílání datových zpráv a e-mailů referentem - po zapnutí tohoto parametru budou odesílány datové zprávy a e-maily přímo z modulu Referent, analogové zásilky jsou klasicky předávány na výpravnu.
Jednouživatelská spisová služba - spisová služba bude používána ve zjednodušené podobě - toto nastavení je možné využít, pokud SSL obsluhuje pouze jeden pracovník. Při zapnutí tohoto parametru je třeba ještě vybrat vlastníka dokumentů.
- elektronická (digitální) - dokumenty vlastní budou prioritně digitální, bez ohledu na typ zásilky. U přijatých analogových dokumentů je doporučeno provést konverzi z moci úřední a tím je převést do formy digitální. Odpověď by měla mít jiné číslo jednací než dokument přijatý. Musí být nastaveny parametry transakčního protokolu a vytvářeny denní svodky.
- analogová (listinná) - dokumenty vlastní budou prioritně v listinné (analogové) podobě bez ohledu na typ zásilky. U přijatých digitálních dokumentů je třeba provést konverzi z moci úřední, případně konverzi dle §69a zákona 499/2004. V parametrech transakčního protokolu bude vypnuto generování denních svodek.
- dle typu zásilky (formu určí uživatel) - forma dokumentu se určuje dle typu zásilky. Generování denních svodek transakčního protokolu určuje uživatel.
•Časové období – stiskne se tlačítko Nastavit a v následně otevřeném okně tlačítko Nový.
Ve formuláři pro nové časové období je nutné vyplnit Název období a jeho zkratku. Dále se nastaví počáteční pořadové číslo dokumentů a pořadové číslo spisů.
Při prvním zadání časového období se nastavuje datum začátku období a dle zvolené jednotky období (rok, měsíc, týden, den…) se automaticky dopočítá konec období. Při pozdějším zadávání dalších období se datum začátku již automaticky nastaví tak, aby navazovalo na předchozí.
Správce systému může vytvořit i uzavřené časové období – např. kvůli doručenkám starších datových zpráv. K tomu slouží tlačítko Vytvořit uzavřené čas. období. Tím se vytvoří období předcházející prvnímu, již zadanému, čas. období.
Každé časové období má svůj Jednoznačný identifikátor (JID).
•Časová razítka - přes tlačítko se 3 tečkami se vybere autorita časových razítek (přihlašovací údaje) pro odběr časových razítek.