Nového obyvatele (nově narozeného či přistěhovaného do obce) lze do kartotéky zavést třemi způsoby:
1. Ručně - pomocí tlačítka Nový - Nový ručně - uživatel vyplní kartu obyvatele (adresní údaje se přebírají z aktualizovaného číselníku Registru adres a nemovitostí (RUIAN).
2. Převzetím údajů ze základního registru ROB - pomocí tlačítka Nový - Nový z ROB.
3. Hromadným načtením - prostřednictvím základního nebo změnového výdeje z AISEO.
ad 1. Ruční pořízení karty obyvatele
Uživatel stiskne tlačítko Nový - Nový ručně.
Vyplní formulář pro pořízení nového obyvatele.
Povinné položky jsou: jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, adresa TP a datum přihlášení k trvalému pobytu.
Ostatní údaje lze vyplnit dle potřeby.
Formulář se uloží tlačítkem Uložit a zavřít nebo Uložit a nový (pro pořízení dalšího obyvatele).
Pro pořízení rodiny nebo více obyvatel na téže adrese lze použít tlačítko Nový - stejná adresa. Při pořízení dalšího člena rodiny se pak automaticky dosadí adresa TP a není třeba ji znovu zadávat.
ad 2. Pořízení obyvatele převzetím údajů z ROB
Uživatel stiskne tlačítko Nový - Nový z ROB.
Ve formuláři pro ověření ze ZR vybere činnostní roli a důvod, z jakého daného obyvatele ověřuje.
Dále má možnost upravit seznam požadovaných údajů.
Stiskne tlačítko 
Ověřit.
V následujícím formuláři je třeba zadat vyhledávací kritéria. Vyhledat obyvatele v ZR je možné buď zadáním:
1) čísla OP nebo
2) ID datové schránky nebo
3) kombinace jména, příjmení a data narození (případně data úmrtí). Jako doplňující kritérium lze použít i adresu TP - k zadání adresy je třeba použít pole Hledat adresu a využít našeptávače.
Je-li v ROB nalezen odpovídající záznam, založí se karta obyvatele s převzatými údaji z registru - v ní je nutné doplnit datum přihlášení k trvalému pobytu, případně je možné doplnit rodné číslo a další údaje, které nejsou k dispozici z ROB.
Karta se uloží tlačítkem Uložit a zavřít.
Viz také dokumentaci Napojení KEO4 na Základní registry.
ad 3. Hromadné pořízení obyvatel načtením základního nebo změnového výdeje z AISEO
V prostředí CzechPOINT@office si obec může zažádat o výdej údajů z Registru obyvatel, agendového informačního systému evidence obyvatel a načíst údaje o narozených, zemřelých či přestěhovalých osobách.
Podrobněji viz kapitola Načtení základního nebo změnového výdeje.