Přehled zásilek k odeslání, které mají být odeslány prostřednictvím České pošty.
Tlačítka nad seznamem zásilek
| Detail | - zobrazení detailu vybrané zásilky - v detailu zásilky lze měnit způsob odeslání, druh zásilky a služby. |
| Filtr | - filtr pro vyhledávání zásilek |
| ePA | - elektronický Podací arch |
| PPA | - Poštovní podací arch |
| Odeslat | - odeslání připravených zásilek |
| Další akce | - Vyřadit ze zpracování - zásilka se vrátí z Výpravny do Referenta. |
Nastavit vzor - lze změnit vzor vypravení
Obě akce lze použít i hromadně - zaškrtnutím check boxů u více zásilek.
| Tisk | - Obálky |
| Štítky |
| Doručenky/dodejky |
Potvrzení o převzetí (vlastní)
Elektronický Podací arch
Tento způsob zpracování doporučených zásilek spočívá v předání podacích dat v elektronické formě prostřednictvím Elektronického podacího archu - ePA.
Vlastní přenos ePA na poštu je možný buď na USB disku (MassStorage kompatibilní s filesystém FAT16/32) nebo prostřednictvím webové aplikace PodáníOnline.
Soubor Elektronický podací arch (ePa) v XLS formátu obsahuje kromě listu s prázdným archem, určeným k vyplnění, také Návod pro vyplnění, číselný Seznam služeb, které lze k doporučeným zásilkám zvolit a možné Kombinace služeb. Po vyplnění podacího archu je nutné soubor - vyplněný list (podací arch) uložit jako CSV soubor (s oddělovačem středník), kdy výsledkem bude soubor, který bude obsahovat pouze jeden list, a to právě vyplněný podací arch. Soubor je potřeba nahrát na USB disk a spolu s podávanými zásilkami jej předat poště ke zpracování. Na poště se ze souboru načtou data o zásilkách do systému pro podání, budou opraveny případné chyby a vám bude vytištěna papírová verze podacího archu. Zároveň budou na váš USB disk uložena data doplněná o údaje z podání – budete tak mít k dispozici kompletní elektronický soubor obsahující jak vámi předané údaje, tak údaje doplněné poštou.
Podání prostřednictvím USB - postup před vlastním nahráním ePA.
V KEO4 obsluha výpravny stiskne tlačítko ePA (akce ePA je aktivní jen při zapnutí parametru "Použít Elektronický podací arch" v parametrech Podatelny).
Zobrazí se okno se seznamem vybraných druhů zásilek ve formátu CSV, které mají v číselníku druhů zásilek vyplněn kód služby pro ePA.
U každé zásilky je možné doplnit nebo změnit údaje pro Českou poštu, a to ve fomuláři, který se zobrazí dvojklikem na zásilce anebo tlačítkem Detail. Lze doplnit váhu zásilek, dobírkovné a zkontrolovat další parametry.
Tlačítkem Detail zásilky je možné zobrazit klasický detail vybrané zásilky.
Tlačítkem Tisk jako PPA se zobrazí se formulář poštovního podacího archu a může se vytisknout.
Export zásilek se provede tlačítkem Export ePA. V dalším kroku je třeba zvolit třídění dat. Následuje klasický výběr adresáře pro uložení CSV souboru. Název souboru je přednastaven na formát "epa_yymmdd.csv", ale je možného přepsat. Zvolený adresář, např. USB jednotku, si KEO4 pamatuje pro další volání akce.
Oběh EPA (KEO4 - ČP - KEO4):
Z KEO4 se nahraje soubor epa_yymmdd.csv, Česká pošta ho zpracuje a na USB jej nahraje s odkontrolovanými daty a doplněnými podacími čísly. KEO4 tento soubor načte, vybere z něj podací čísla zásilek a převezme je do KEO4. Identifikace zásilky se provede pomocí ID zásilky, uloženého do údaje poznámka (id=nnnn).
Poštovní podací arch
Tlačítko PPA - zobrazí se okno se seznamem zásilek k odeslání. Budou zde pouze zásilky, které mají kód pro PPA. V případě, že je zapnutý parametr ePA, nevstupují do PPA zásilky s kódem pro ePA.
Po stisknutí tlačítka Detail lze ve formuláři Doplnění údajů pro ČP doplnit dobírku.
Tlačítkem Detail zásilky je možné zobrazit klasický detail vybrané zásilky.
Formulář poštovního podacího archu se vytiskne tlačítkem Tisk PPA. Před tiskem je třeba vybrat požadované třídění zásilek v archu.
Udaná cena - neuvádí se u doporučených zásilek - standard, doporučených zásilek, doporučených zásilek do zahraničí, doporučených slepeckých zásilek a doporučených slepeckých zásilek do zahraničí - u těchto zásilek se sloupec proškrtne.
Poznámka, Doplňkové služby
- Poznámka: uživatel si může nechat generovat do poznámky PPA čj., toto je třeba zadat v parametrech podatelny - zatržením políčka "PPA - do poznámky generovat čj.").
- Doplňkové služby: generují se ze zásilky - zkratky podle číselníku služeb, jsou oddělené čárkou.
Vyřazení zásilky ze zpracování
Pokud nelze zásilku vypravit nebo jí referent chce vrátit zpět, výpravna ji může vyřadit ze zpracování. Obsluha výpravny použije tlačítko Další akce - Vyřadit ze zpracování.
Zásilka se vrátí referentovi (zpracovateli), do nabídky Zásilky - Vyřazené. Bude ve stavu "vyřazená".
Vyřazení lze provést pro jednu nebo více označených zásilek, s dotazem, zda opravdu vyřadit. Povinně se musí vyplnit důvod vyřazení zásilky ze zpracování a potvrdit tlačítkem OK.
Odeslání zásilky
Odeslat je možné buď všechny zásilky v seznamu najednou nebo pouze vybrané - po zaškrtnutí příslušných políček pro výběr se použije tlačítko Odeslat.
Obsluha je vyzvána k zadání data odeslání - přednastaveno je aktuální datum, lze jej změnit na již uplynulé datum. Nelze změnit na datum v budoucnosti. Po potvrzení tlačítkem Ok se nabídne protokol o zpracování zásilek, je možné ho vytisknout.
Zásilky je po jejich odeslání možné nalézt v nabídce Odeslané.