Archiv SSL

V Archivu SSL končí dokumenty a spisy, které prošly skartačním řízením ve spisové službě KEO4.

Je možné do něj přenést i dokumenty a spisy, které již fyzicky prošly skartačním řízením (byly zničeny), ale skartační řízení nebylo provedeno prostřednictvím modulu Spisovna v KEO4.

Vybrané dokumenty/spisy, které splnily podmínku pro přenos do archivu KEO4, se nenávratně smažou ze spisové služby a do archivu se přenesou pouze metadata o těchto dokumentech/spisech.

Modul Archiv SSL má přístupný pouze uživatel, který má přiřazeno uživatelské právo "Archiv SSL - plný přístup".

Pro mazání dokumentů a spisů je navíc vyžadováno právo "Přenos dat do archivu".

Pro vyřazování dokumentů a spisů musí platit:

•dokument musí být vyřízen, spis uzavřen,

•dokument či spis musí mít vyplněnou spouštěcí událost (pokud je dokument ve spisu, řídí se spouštěcí událostí spisu),

•rok spouštěcí události (rok, kdy došlo k vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu) + 1 + skartační lhůta <=roku skartačního řízení (maximálně lze zadat tento rok).

Pokud je u dokumentu nebo věcné skupiny pozastavena skartace, nejsou tyto dokumenty zahrnuty do výběru pro přenos do archivu SSL.

Program také kontroluje křížové odkazy, které vznikly automaticky při práci (vytvoření odpovědi na dokument, vyřízení dokumentu postoupením...) - dokumenty s křížovým odkazem na jiný dokument či spis by měly být ve stejném skartačním řízení nebo by měly být stejně přesunuty do archivu ssl.

Spolu se spisy se předávají všechny dokumenty uvnitř spisu.