<< Zobrazit obsah >> Navigace:  »Žádné kapitoly před« Evidence razítek

Evidenci úředních razítek má přístupnou pouze referent, kterému bylo přiděleno příslušné uživatelské právo.

 

Nad seznamem zaevidovaných razítek má obsluha k dispozici tlačítka:

Detail

Smazat

Filtr

 

Zaevidování nového razítka

Nové razítko se do evidence pořídí pomocí tlačítka Nový.

Ve formuláři nového razítka je nutné zadat název razítka.

K tomu se uvádí číslo razítka a je možné zapsat libovolnu textovou poznámku.

Je vhodné připojit oskenovaný otisk razítka.

Tlačítkem Skenovat se vstoupí do externí aplikace pro skenování, pomocí které se otisk razítka oskenuje.

Druhou možností je připojit již existující uložený soubor (externě oskenovaný otisk razítka) pomocí tlačítka Vybrat .

Připojený sken je následně možné zobrazit pomocí tlačítka s lupou , případně odstranit tlačítkem .

Formulář se uzavře tlačítkem Uložit a zavřít nebo Uložit a Nový.

Razítko je ve stavu Zaevidováno.

Předání razítka vlastníkovi

Pracovník, který má na starosti evidenci razítek, předá zaevidované razítko k užívání určenému vlastníkovi. To provede tlačítkem Akce - volba Předat.

V následujícím dialogu je třeba vybrat uživatele, kterému se razítko předává, a může se změnit nabídnuté aktuální datum předání. Po potvrzení tlačítkem Uložit a zavřít přechází razítko do stavu Převzato. Je možné vytisknout protokol o předání razítka - pomocí tlačítka Tisk protokolu v detailu razítka.

Záznam o provedeném předání se zapíše v detailu razítka na záložce Předání. Tlačítkem Detail na této záložce lze zobrazit více informací o předání a případném vrácení razítka.

V tomto stavu je možné razítko pouze vrátit (Akce - Vrátit) nebo vyřadit z důvodu ztráty (Akce - Vyřadit - pouze důvod "ztráta").

Vrácení razítka

Vlastník může razítko vrátit "správci razítek" - použije tlačítko Akce - volba Vrátit.

Vyplní datum vrácení a důvod a stiskne tl. Uložit a zavřít.

Razítko bude ve stavu Vráceno.

Je možné jej buď vyřadit (Akce - Vyřadit) anebo předat do užívání jinému referentovi (Akce - Předat).

Vyřazení razítka

Vrácené razítko je možné vyřadit z důvodu ztráty (krádeže) nebo dalších důvodů - osoba pověřená správou úředních razítek použije tl. Akce - Vyřadit, vybere konkrétní důvod z roletového menu a může k tomu zapsat libovolnou poznámku. V případě opotřebení, vypršení platnosti či jiného důvodu vyřazení je povinný údaj k vyplnění také Skartační znak - zde je na výběr "A" (archiválie) či "S" (stoupa).

 

Po stisknutí tl. Uložit a zavřít přechází razítko do stavu Vyřazeno.

Informace o vyřazení razítka se zapíšou na záložku Vyřazení.

Vyřazená razítka přecházejí do skartačního řízení.

Pozn.:

Dojde-li ke ztrátě razítka, pak dle vyhlášky 259/2012 Sb. (Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby) veřejnoprávní původce bezodkladně oznámí ztrátu úředního razítka Ministerstvu vnitra. V oznámení uvede datum, od kdy je razítko postrádáno, rozměr a popis razítka.

Vrácení z vyřazení

V případě, že vyřazené razítko má být z nějakého důvodu dále používáno, je možné použít tl. Akce - Vrátit z vyřazených.

Tato volba není dostupná u ztracených razítek - ztracená razítka se musí v případě jejich nálezu znovu zaevidovat jako nové razítko.

Volba je aktivní pouze u razítek, která byla vyřazena z jiných důvodů (opotřebení, konec platnosti...), a která nejsou ještě zařazena do skartačního řízení.