Ve Jmenném rejstříku jsou pouze subjekty, které mají vazbu na dokument nebo spis ve spisové službě. Ostatní subjekty nelze mít evidované ve Jmenném rejstříku.
•Základem záznamu je adresa a identifikační údaje evidované organizace nebo osoby, ke každému subjektu lze evidovat adresu trvalého pobytu (nebo adresu sídla) nebo několik doručovacích adres.
•Ke každému subjektu se eviduje skartační režim (maximální lhůta pro ponechání subjektu ve Jmenném rejstříku) s externí událostí, která začne plynout po vyřazení poslední vazby subjektu na dokument nebo spis. V případě, že uplyne lhůta, dojde k automatickému smazání subjektu ze Jmenného rejstříku.
•Dále můžete evidovat spojení (telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky a jiné).
•Jmenný rejstřík je možné napojit na základní registry (Registr obyvatel ROB a Registr osob ROS). Postup napojení je popsán v samostatné příručce Napojení KEO4 na základní registry.
•V případě právnické nebo podnikající fyzické osoby se kromě spojení mohou evidovat i další kontakty (kontaktní osoby, včetně spojení na tyto osoby).
•Ke každému subjektu program vytváří transakční protokol, kde se logují všechny změny u daného subjektu včetně nahlížení na subjekt.
Ovládání a uživatelské rozhraní je v KEO4 shodné ve všech modulech. Pokud se chcete seznámit se základním ovládáním programu, věnujte prosím pozornost dokumentaci KEO4 Ovládání programu.