Údržba jmenného rejstříku > Slučování duplicitních subjektů

Nalezené duplicitní subjekty je možné sloučit do vybraného subjektu.

Tato funkce je přístupná pouze uživateli s právem "správa jmenného rejstříku" (JASADR011).

Sloučit pod jiný subjekt lze pouze subjekt, který není přihlášený k notifikacím.

Ruční sloučení subjektů

Slučovat subjekty můžete ručně přímo v nabídce Subjekty. Vyfiltrujte si, zaškrtněte a vyberte z nabídky Akce / Sloučit subjekty.

Vyhodnocení duplicit programem

Program automaticky vyhodnocuje duplicity subjektů a v případě duplicity se v horní části modulu zobrazí žlutý proužek.

Automatické vyhodnocení duplicit můžete také zobrazit v nabídce Údržba jmenného rejstříku / Kontrola duplicit.

•Zobrazí se okno s přehledem duplicit.

•Dvojklikem nebo tlačítkem Detail se pro každou nalezenou duplicitu zobrazí přehled duplicitních záznamů:

•Je třeba vybrat (zaškrtnout) subjekt, který má být zachován, a stisknout tlačítko:

oSloučit a přidat jako novou doručovací adresu - subjekt, který zaškrtnete, tak zůstane zachovaný a ostatní subjekty budou zrušeny a záznamy, které na ně byly navázané (dokumenty, spisy...) se přepnou na subjekt, který zůstal zachován. Navíc se k subjektu, který zůstal zachován přidají adresy ze zrušených subjektů jako doručovací adresy.

oSloučit - subjekt, který zaškrtnete, tak zůstane zachovaný a ostatní subjekty budou zrušeny a záznamy, které na ně byly navázané (dokumenty, spisy...) se přepnou na subjekt, který zůstal zachován.

•Vyjmout z výběru - pokud program vyhodnotil tuto duplicitu chybně, můžete ji ručně vyjmout z výběru; po sloučení ostatních duplicit zůstane ta vyjmutá zachována.

Detail subjektu po sloučení

V detailu subjektu, který vznikl sloučením více záznamů, je k dispozici záložka Sloučené subjekty. Zde se zobrazí záznamy, které byly do tohoto subjektu sloučeny.

V případě potřeby je možné záznamy zase zpětně rozdělit tlačítkem Vyřadit ze sloučených. Myslete na to, že po vyřazení ze sloučených zůstanou vložené kontakty, spojení a doručovací adresy u subjektu, ze kterého bylo vyřazováno. Pokud bude potřeba, lze tyto údaje ručně smazat.