Archivace v poplatcích a Příjmových agendách je postavena na tom, že po úplném uhrazení poplatků není nutné, aby se záznamy nadále zobrazovaly v běžných tabulkách. Aplikace je pak rychlejší a přehlednější.
Archivace se nabídne provést v poplatcích po provedení roční uzávěrky v účetnictví.
Archivace - převést do archivu
Archivaci lze kdykoliv vyvolat pomocí tlačítka Akce na záložce Poplatky nebo Ostatní příjmy.
POZOR! Archivace probíhá společně nad Poplatky a Ostatními příjmy. Spuštění akce Archivace archivuje společně jak poplatky, tak Ostatní příjmy.
Stiskněte tlačítko Akce - ARCHIV - převést do archivu.
Zobrazí se okno, ve kterém zadáme datum archivace. Toto datum je rozhodující pro výběr poplatků, které budou zařazeny do archivace. Do archivace budou zařazeny poplatky, u kterých proběhla poslední platba před více než 365 dny od zadaného data.
Doporučujeme, aby datum bylo poslední den v roce předcházejícího období.
Další kritéria pro zařazení do archivu jsou následující:
1. Jedná se o poplatek - s vazbou na účetnictví.
2. Prvotní doklad v účetnictví není stornován.
3. Poplatek je zcela uhrazen.
4. Od poslední platby k datu archivace uplynulo více než 365 dní.
5. K poplatku nebyl vydán platební výměr.
Takto vybrané poplatky budou zařazeny do archivace. Do archivace bude zařazeno i veškeré příslušenství (navýšení, pokuty, exekuční náklady, dobropisy, u vyúčtování - zálohové faktury) - i to musí splňovat výše uvedené podmínky.
Stisknutím tlačítka Ne je archivace přerušena. Po stisknutí tlačítka Ano dojde k přípravě na přesunutí poplatků do archivu. Je vytvořena sestava - opis poplatků, které byly archivované. Sestava je uložena do následujícího adresáře: KEOWdata\01(číslo organizace)\Sestavy\2013\Poplatky.
Tím je proces archivace dokončen a na řádkovém přehledu na záložce poplatky se objeví nové tlačítko Archiv.
Stisknutím tohoto tlačítka je možné zobrazit poplatky přeřazené do archivu. Poplatky zařazené do archivu není možné editovat ani žádným jiným způsobem opravovat.
Archiv - převést z archivu
V případě, že zjistíte, že byl do archivu přesunut i poplatek, který neměl být přeřazen nebo se vyskytla okolnost, která vyžaduje jeho úpravu, můžete poplatek převést zpět z archivu.
POZOR! Přesun poplatků a ostatních příjmů z archivu probíhá odděleně, Je nutné samostatně vrátit poplatky a samostatně ostatní příjmy.
Na záložce Poplatky nebo Ostatní příjmy Stiskněte tlačítko Archiv.
Zobrazí se poplatky v archivu.
Pomocí filtru vyberte poplatky, které chcete z archivu převést zpět. Označte je a pomocí tlačítka Akce - ARCHIV - převést z archivu.
Označené záznamy budou převedeny vždy včetně celého příslušenství - tj. pokut, navýšení, exekučních nákladů, dobropisů a u vyúčtování včetně zálohových faktur.