Ztotožněním osoby se rozumí proces získání AIFO osoby ze základních registrů. Probíhá tak, že daný AIS provede vyhledání dané osoby podle jejích osobních údajů v registru obyvatel a v odpovědi ze základních registrů se nacházejí jak informace o dané osobě, tak její AIFO.
AIFO (Agendový identifikátor fyzické osoby) je bezvýznamový identifikátor, který používají základní registry pro identifikaci fyzických osob. Na rozdíl od rodného čísla nelze z AIFO vyčíst datum narození ani pohlaví dané osoby.
Provedení ztotožnění obyvatel je podmínkou pro následné zjišťování změn u obyvatel/poplatníků formou stahování notifikací.
V KEO4 se je možné akci ztotožnění provést hromadně nebo jednotlivě.
Před ztotožněním se Obyvatel ověří v Základních registrech a uživatel musí povinně zadat důvod vyhledávání v ROB. Při ztotožnění z formuláře (i při hromadném ztotožnění) se pro ověření použijí údaje: Jméno, Příjmení, Datum narození, Datum úmrtí a Kód adresního místa pro trvalý pobyt.
Hromadné ztotožnění
Vyberou (zaškrtnou) se všichni obyvatelé/poplatníci v seznamu a použije se tlačítko Akce - Ztotožnit a přihlásit k notifikacím.
Uživatel musí povinně zadat důvod vyhledávání obyvatele v ROB.
Pokud se některé osoby nepodaří ztotožnit, zobrazí se jejich seznam v sestavě.
•V Evidenci obyvatel se ztotožnění provádí pro všechny obyvatele.
•V Příjmových agendách je třeba vybrat pouze poplatníky s povinnostmi dle daňového řádu (jen na ty lze využít agendu určenou pro místní poplatky (A42)).
Ztotožnění jednotlivé osoby (např. nově přihlášeného obyvatele k TP nebo narozeného dítěte)
•Evidence obyvatel
Přihlásit nového obyvatele k notifikacím je možné v kartě obyvatele tlačítkem Přihlásit.
Další možností přihlášení k notifikacím je ověřit obyvatele v ROB z karty obyvatele tlačítkem 
a následně v okně s výsledkem ověření použít tlačítko Přihlásit k notifikacím.
•Příjmové agendy
V kartě poplatníka se stiskne tlačítko s logem základních registrů 
.
Následně se použije tlačítko Přihlásit.
Další možností přihlášení k notifikacím je ověřit poplatníka v ROB z karty poplatníka tlačítkem a následně v okně s výsledkem ověření použít tlačítko Přihlásit k notifikacím.
Odhlášení notifikací
Osoby přihlášené k odběru notifikací je možné z notifikací odhlásit - tlačítkem Akce - nabídka Odhlásit od notifikací anebo jednotlivě z karty obyvatele/poplatníka tlačítkem Odhlásit.