V ROB jsou vedeny základní údaje všech obyvatel. Pokud je některý z údajů v základních registrech změněn a správci AIS tyto údaje vedou ve svých AIS a jsou oprávněni čerpat tyto údaje ze základních registrů, mohou být informováni (notifikováni) o tom, že došlo ke změně těchto údajů.
Viz také dokumentaci Napojení KEO4 na Základní registry.
Podmínkou pro zjišťování změn u obyvatel formou stahování notifikací je předchozí akce ztotožnění obyvatel.
Dále je třeba mít v programu nastavené parametry pro stahování notifikací - toto nastavení je k dispozici v modulu Administrace - záložka Databázové schéma - Základní registry ROB - Parametry stahování notifikací. Tato nabídka je dostupná pouze uživatelům s oprávněním administrátora (pracovníci podpory nebo obchodní zástupci společnosti ALIS).
Pro nastavení parametrů je třeba pomocí tlačítka Nový je třeba vybrat agendu (Obecní zřízení A343) a vlastníka procesu (zodpovědnou osobu, která má oprávnění z titulu dané agendy přistupovat k ROB).
Stahování notifikací probíhá automaticky v noci v předem určeném čase.
Při stahování notifikací se žádá o údaje: Příjmení, Jméno, Datum narození, Datum úmrtí, Místo úmrtí, Místo narození, Doručovací adresa, Adresa trvalého pobytu, Občanství.
V programu se vždy založí záznam o stažené notifikaci.
V detailu záznamu o stažení notifikace jsou zobrazeny jednotlivé změny. Ve sloupečku Provedené změny je vidět, jestli byla změna u obyvatele již provedena.
Změny se mohou do karet obyvatel propisovat automaticky - pokud je tato možnost zapnuta v základních parametrech modulu Evidence obyvatel.
V opačném případě je třeba použít tlačítko Provést změny (aktualizovat karty obyvatel) - tím budou změněné údaje propsány do karet obyvatel - údaje o obyvateli se zaktualizují.
Pokud je v programu povoleno ruční evidování změn, je zde k dispozici navíc záložka Změny a tlačítka Pořídit změnu a Navrhnout změny.
| Pořídit změnu | - možnost vytvořit ruční zápis změny. Záznam o provedené změně se uloží do seznamu na záložce Změny. Zde je možné použít tlačítko Pořídit změnu do kartotéky a tím propsat vytvořenou změnu do karty obyvatele (záložka Změny) a do seznamu změn pod záložkou Změny na hlavní obrazovce modulu Evidence obyvatel. |
Rozkliknutím každé notifikace (nebo tlačítkem Detail) je možné zobrazit podrobnosti o zjištěných změnách obyvatel.
Pokud je v programu povoleno ruční evidování změn, je ve spodní části navíc záložka Změny, kde jsou vidět případné ručně pořízené změny (přes tlačítko Pořídit změnu).
Tlačítkem Provést změny (aktualizovat karty obyvatel) budou změněné údaje propsány do karet obyvatel - údaje o obyvateli se zaktualizují. Pokud je zapnutý parametr pro automatické provádění změn z notifikací, není toto potřeba.
Pokud v rámci notifikací přijde změna "úmrtí" nebo "odhlášení TP", je obyvatel, kromě přesunu do vyřazené kartotéky, automaticky také odhlášen od odběru notifikací.